Excel & VBA は企業の手助けになるか？
最近、WindowsのOSであるビスタ発売と同時にOffice2007も発売されましたが、今までOfficeの２００２,2003を活用された方は、操作において戸惑いがあったようです。やはり、使い慣れたオペレーション画面が変わりますと抵抗感があって当然だと思います。 しかし、企業にとって、Excelを使う目的が、事務処理の省力化ですので、そのツールを使いこなす為に社員の勤務時間を割かれてしまいますと、せっかく省力化できるツールであっても全体として省力化であるかは疑問となります。 ところが、そうは言っても、時代の流れで帳票計算には欠かせないツールなのです。企業の多くはまだビスタを導入していないところが多く、従ってOfficeもまだ２００３止まりだと思います。実際、仕事においてその２００３すら十分に熟知していない、或いは使いきれていないのですから、２００７の必要性も出てきません。 もし、OSがビスタ以前の場合、２００７をXPなどに導入できてもIMEの違いで、別のアプリケーションソフトに影響を及ぼして、トラブルでしょう。従ってまだOfficeは２００３までにしておくべきです。 さて、Excelは、うまく使えばかなりのことができるのは、ご承知の通りです。たとえば他社からのデータをCSV形式ファイル(方法として簡単な、添付ファイルそれか、Webからのダウンロード)でもらえば、それを元にExcelにより色々な帳票に加工できます。 このCSV形式は、世界共通の形式ですからもっともシンプルな情報伝達形式で、かつExcelファイルみたいなマクロを含んだ悪意あるファイルが作れませんからセキュリティ上もっとも安全です。 そのCSVファイルデータは、当然そのときそのときにより基本的な約束事、たとえばフィールドの項目などが双方で決まっているので帳票化はすぐにできます。しかし、データ量は決まっていませんから、そのデータに対して罫線などを引くとなると、Exce&VBAに精通した担当者がいない所では、そのデータに対してマニュアルで加工することになります。 その中には、小計や合計などの演算から罫線そして、文字の大小、と様々な加工があり、粗雑な仕上がりの帳票から、誰もが惚れ惚れするような仕上がりの帳票まで加工するスキルの担当者で決まります。 そうなりますと、段々、仕事が本来の目的に対して時間を使っているのか？その帳票そのもののために時間を使っているのか？と、疑問が生じます。そして、もっとも問題なのはその帳票を作った人がいなくなると、他の誰もがその作り方がわからないといった問題まで起きてきます。これが企業による属人的問題としてしばしば企業改革のテーマに上がったりします。 Excel帳票の自動化はVBAという手法で多くは解決します。しかし、アルゴリズムの長い処理については、高いプログラム技術レベルが必要であることは言うまでもありません。Excel&VBAの連携により、Excelの初心者でもそのデータを加工するシステムをアドインしたプログラムを使うことで簡単に仕事が進められます。 VBAの良さは、初心のExcelオペレータでも簡単に複雑な帳票の構築を、マニュアル操作のベテラン担当者よりも瞬時に帳票を作成することができるという点です。 ところが、このVBのソース言語で必要なプログラムVBAを作るには、入りは簡単そうでExcelよりもはるかに論理思考を持っていませんとできません。もちろんちょっとしたショートプログラムであれば別です。そうしたことが出来る要員を配属させること、あるいは教育することなど中小企業の体力からすると本来の仕事以外の時間を与えることになり経費的にも厳しいものがあります。 そして、やっと育った人材がプログラムを作ってデスクワークの合理化を期待して仕事を進めてもらっていると、突然退職される場合が出来きます。つまり、そのスキルでさらに待遇条件の良い会社へ転職してしまうのです。これですともう会社は、何の為にExcelやVBAを社員にやらせたのか？といった嘆き節になってしまいます。 では、こうした属人的になってしまう仕事を、外部に委託する方法ですと、社員にやらせるよりリスク的にも、経費的にもトータルとして軽減できますし、「社員は会社の本来の仕事に取り組む」、といったことが出来ます。ただ問題なのは、確かにその会社と友好的に取引を行っている時は良いのですが、他社の参入を防ぐ為に、開発プログラムそのものやデータベースまでキーを掛けて勝手に開かせないようにしてしまうソフト会社もいます。 そうなりますと、もうその会社の寡占化が生じますので、高い開発費を要求されても文句は言えませんし、プログラム修正においても、良心的なサービスが得られない結果を生じることもあります。 Excelを初歩的なレベルの社員でも使えるような、その会社に合ったアドインソフトをVBAで開発してExcelを使いこなすことは企業の省力化には必要なことですが、それを支援してくれる良心的なサポート会社に委託することがもっとも大切なことだと思います。 弊社は、その点Excelを利用される企業に対してVBA開発では依頼企業に有利なシステム開示すなわち、他社にも乗り換えられるそうした構築を行い、次世代にも使える環境を提供しております。